A assinatura manuscrita de documentos já não é “desculpa” para a circulação de pessoas. A assinatura digital, com validade legal, simplifica a recolha destas assinaturas e reduz o tempo para a finalização dos processos.

Mais do que nunca e, atendendo ao próprio constrangimento na circulação de pessoas, é imperativo que a Transformação Digital nas organizações passe também pela desmaterialização das assinaturas. Ou seja, os documentos que precisam ser assinados, deixam de circular em suporte papel, e passam a circular em formato eletrónico. Simultaneamente, as ações necessárias sobre esses mesmos documentos, nomeadamente as assinatuas, passam a ser feitas de forma eletrónica, com total garantia da sua validade legal.

Esta possibilidade de desmaterialização das assinaturas confere à gestão dos processos uma eficiência e rapidez fundamental, e é reconhecida como uma necessidade transversal a quase todos os setores de atividade, nomeadamente a Saúde, Banco, Hotelaria, Recursos Humanos, Advocacia, e outros.

São vários os exemplos da importância da assinatura digital, para a agilização dos processos. Na área da saúde, a recolha do consentimento informado do paciente, por meio da assinatura de um documento em formato eletrónico permite, não só que o papel seja eliminado, como assegura a validade do documento para efeitos do cumprimento com a legislação de proteção de dados pessoais. Além disso, a informação mantida em formato eletrónico é facilmente acessível e preservável.
A solução para a desmaterialização de assinaturas, assente em iPortalDoc, fornece garantias sobre a validade e autenticidade dos documentos assinados.
A celebração de negócios à distância, ou até mesmo o recrutamento, que exigem a assinatura de contratos entre as partes, são mais um dos exemplos em que a assinatura digital, imprime uma maior celeridade e agilidade na formalização de todo o processo contratual.

Vantagens da desmaterialização de assinaturas:

 

• Validade legal;
• Possibilidade de recolha da assinatura com Recurso a Cartão de Cidadão, Certificado Digital ou outros cartões/cédulos profissionais, que dispensam a recolha de uma assinatura em papel;
• Recolha de metadados associados à assinatura (pontos de pressão, velocidade, local, hora e outros), que asseguram a sua fiabilidade;
• Preservação dos documentos e acessibilidade em formato eletrónico
• Ações a realizar sobre os documentos passam a ser automatizadas;
• Redução da utilização de documentos em suporte papel (desmaterialização documental);
• Redução de custos de impressão
• Eliminação de grande parte do arquivo físico (sempre que possível).

Ao utilizarem a solução, as organizações têm ainda possibilidade de usufruir das funcionalidades da gestão Documental e de Processos, tais como: encaminhamento e aprovação de documentos, acesso aos documentos e emails associados, consulta do histórico  e respetivos intervenientes, e muito mais. Tudo isto, salvaguardado por uma gestão de permissões, que garante que o acesso a cada documento pode ser definido pelo processo que segue (workflow), ou pelo tipo de ação que os intervenientes executam no respetivo processo.